Relation avec les normes de description de contenu

EAD : articulation avec les normes de description de contenu

L’EAD a été développée comme une DTD pour encoder les instruments de recherche qui décrivent les fonds d’archives. C’est donc d’abord et avant tout une structuration de la description archivistique qui utilise les possibilités offertes par XML pour permettre l’exploitation informatique des instruments de recherche : indexation, publication sur le web, etc. Mais cette structuration ne définit en rien le contenu de la description archivistique et les règles de description qui doivent être appliquées pour renseigner les différents éléments. C’est pourquoi l’EAD ne peut être utilisée seule : une bonne utilisation de l’EAD nécessite la connaissance et l’application des normes de description de contenu auxquelles elle fait référence, en particulier de la Norme générale et internationale de description archivistique, ISAD(G).

La norme ISAD(G) a été définie pour la description des fonds et collections conservés dans les services d’archives. C’est la norme internationale de référence de la communauté des archivistes.
Dans sa version actuelle EAD 2002, l’EAD est entièrement compatible avec la norme ISAD(G). Chaque élément de description archivistique défini par l’ISAD(G) est facilement exprimé en EAD, soit par un élément spécifique de l’EAD, soit par une combinaison d’éléments. En outre, grâce à la structure arborescente du langage XML et à la gestion de l’héritage qu’il permet, l’EAD respecte parfaitement les quatre règles de la description à plusieurs niveaux définies par l’ISAD(G) :
  • description du général au particulier
  • informations adaptées au niveau de description
  • lien entre les descriptions
  • non-répétition des informations.

En France, la norme ISAD(G) est utilisée directement par les services d’archives, conformément à une recommandation du Service interministériel des archives de France. En revanche l’ISAD(G) n’est pas utilisée dans les bibliothèques pour traiter des documents de nature archivistique et jusqu’à une date récente il n’existait pas de règles de description de ce type de documents.

Suite à la conversion rétrospective en EAD du Catalogue général des manuscrits des bibliothèques publiques de France, il a été jugé utile d’élaborer une recommandation à l’intention des bibliothèques françaises. La recommandation Description des manuscrits et fonds d’archives modernes et contemporains en bibliothèque : DeMArch a été élaborée dans le cadre de l’AFNOR, à partir d’une traduction française de DACS (Describing Archives : a Content Standard), qui est un manuel d’application d’ISAD(G) dans le contexte américain. L’objectif de DeMArch est d’harmoniser les pratiques dans le contexte de l’informatisation des catalogues de manuscrits tout en prenant en compte les spécificités des fonds conservés dans les bibliothèques.

L’EAD est également utilisée en France pour encoder les descriptions de manuscrits anciens et/ou orientaux. Aujourd’hui, il n’existe pas de règles de description nationales pour ces types de documents. Toutefois, il est possible de se référer aux règles de description des manuscrits latins utilisées à la Bibliothèque nationale de France (document en cours de refonte).

Le Guide des bonnes pratiques de l’EAD en bibliothèque se trouve à la jonction des règles de description de contenu et de la DTD EAD, exprimée à travers le Dictionnaire des balises de l’EAD. Il indique comment le langage EAD se marie avec la tradition bibliothéconomique et archivistique française. Son utilisation ne dispense pas de recourir aux documents de référence qui en sont à l’origine.

Pour les points d’accès, les normes sur la forme et la structure des vedettes s’appliquent, en particulier :
  • NF Z 44-060 (Décembre 1996) : Documentation – Catalogue d’auteurs et d’anonymes – Forme et structure des vedettes de collectivités-auteurs
  • NF Z 44-061 (Juin 1986) : Documentation – Catalogage – Forme et structure des vedettes noms de personnes, des vedettes titres, des rubriques de classement et des titres forgés
  • NF Z 44-081 (Septembre 1993) : Documentation – Catalogage des documents cartographiques – Forme et structure des vedettes noms géographiques
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