Identifiant de l’unité documentaire <unitid>

L’identifiant de l’unité documentaire est indiqué dans l’élément Identifiant de l’unité documentaire <unitid> Tag library : unitid.

Bonne pratique

Cet identifiant est obligatoire au premier niveau d’une description à plusieurs niveaux ou dans une description à un seul niveau.

L’élément <unitid> est répétable et dans tous les cas doit obligatoirement comporter un attribut TYPE. Celui-ci ne peut avoir que trois valeurs: « cote », « ancienne cote », « division ».

Les préfixes éventuels (exemple: nom de fonds, Ms, Liasse, Carton…) sont considérés comme partie intégrante de la cote et sont donc saisis dans l’élément, et non dans un attribut LABEL.

Cotes

<unitid type= »cote »> : non répétable. Utilisé pour toute cote actuelle, ou tout identifiant en tenant lieu. Il peut s’agir d’une cote simple, d’une séquence de plusieurs cotes (continue ou discontinue), ou d’un identifiant temporaire servant de cote provisoire en attendant la cotation définitive (par exemple un numéro d’entrée ou un numéro d’inventaire, qui, une fois la cotation définitive effectuée, doit être mentionné dans l’élément Modalités d’entrée <acqinfo>.


Exemples

1.
<unitid type="cote">NAF 26280</unitid>
2.
<unitid type="cote">Fonds Faugère, Carton 125</unitid>
3. Pour des cotes extrêmes
 <unitid type="cote">Ms 2044-2064</unitid>
4. Numéro d'entrée ou numéro d'inventaire faisant office de cote
 <unitid type="cote">D 186595 (numéro d'inventaire)</unitid>


Cotes complexes

Il arrive parfois qu’une seule unité documentaire corresponde à un groupe de cotes très fourni et en séquence discontinue. Par exemple, plusieurs lettres autographes d’un même auteur achetées dans des ventes différentes ont pu recevoir chacune leur propre cote; le catalogueur souhaite néanmoins les décrire comme un ensemble. Il peut s’agir également d’un manuscrit formant une seule unité intellectuelle (par exemple une Bible) qui a été à un moment donné de son histoire séparé en trois volumes, lesquels ont reçu des cotes non adjacentes.

<unitid type= »cote »>Ms 33-1, Ms 100, Ms 33-2</unitid>

Pour pouvoir procéder à une interrogation par cote, chaque cote doit être indexée individuellement. Plusieurs solutions sont possibles.

Si ces cotes sont peu nombreuses, et que le moteur de recherche de l’interface fonctionne en recherche par mot, il faut énumérer ces cotes les unes à la suite des autres dans un même élément <unitid type= »cote »> comme dans l’exemple ci-dessus.

Si ces cotes sont trop nombreuses pour que cette énumération soit acceptable, ou bien si le moteur de recherche n’indexe que l’ensemble du contenu de l’élément <unitid>, il convient alors de créer pour chaque cote un niveau hiérarchique subordonné, c’est-à-dire un élément Composant <c> inclus dans l’élément décrivant l’ensemble.

Exemples : Plan de grand format dans un dossier

<c>
   <did>
      <unittitle>Scénographie</unittitle>
   </did>
   <c>
      <did>
         <unitid type="cote">4-COL-22 (321)</unitid>
         <unittitle>Notes de travail</unittitle>
      </did>
   </c>
   <c>
      <did>
         <unitid type="cote">GFOL-COL-22 (12)</unitid>
         <unittitle>Plan</unittitle>
      </did>
   </c>
</c>

Cotes anciennes

<unitid type= »ancienne cote »> : répétable.

Utilisé pour toute ancienne cote attribuée par l’institution de conservation et identifiée comme telle de façon certaine.

Exemples

1.
<unitid type="ancienne cote">Colbert 5015</unitid>
2.
<unitid type="ancienne cote">Supplément latin 842</unitid>
3.
<unitid type="ancienne cote">In-fol. 22</unitid>

Toute information textuelle nécessaire à l’explicitation de ces anciennes cotes doit être donnée dans l’élément Informations sur le traitement <processinfo>.

Exemples

<c>
   <did>
      <unitid type="cote">Ms 6615</unitid>
      <unitid type="ancienne cote">4° DM 133</unitid>
      <unittitle><persname role="070" normal="Dombey, Joseph (1742-1794)" source="Sudoc" authfilenumber="077806654">Joseph Dombey</persname>. « Descriptions de plantes nouvelles de l’Amérique espagnole »</unittitle>
   </did>
   <processinfo><p>Document ayant été coté avec les ouvrages imprimés de la collection Delessert, à l’arrivée de la collection vers 1900 ; recoté en manuscrit vers 1965.</p></processinfo>
</c>

Les anciennes cotes antérieures à l’entrée dans l’institution et toute information textuelle nécessaire à leur explicitation doivent être mentionnées dans l’élément Historique de la garde des documents <custodhist>. Si ces cotes sont significatives pour la recherche, elles peuvent aussi être données dans <unitid type= »ancienne cote »>.

Exemples

<did>
   <unitid type="cote">Latin 11514</unitid> 
   <unitid type="ancienne cote">S. Mauri Fossaten. n° 10</unitid> 
   <unittitle>Biblia. Vetus Testamentum.</unittitle>
</did>
<custodhist><p>Abbaye Saint-Maur-des-Fossés</p></custodhist>

Divisions intellectuelles ou matérielles

<unitid type= »division »> : non répétable.

Utilisable quel que soit le niveau de description, pour tout identifiant ne prenant sens que par rapport à une cote actuelle. Il peut s’agir d’une division intellectuelle ou d’une division matérielle, simple, ou complexe, en séquence continue ou discontinue. Les préfixes sont saisis dans l’élément.

Exemples

1.
<unitid type="division">(5-16v)</unitid>
 
2.
<unitid type="division">F. 71-85</unitid>
 
 
3.
<unitid type="division">Feuillets 2-3 et feuillets 18-20</unitid>
 
4.
<unitid type="division">1 (f. 1-5, 18-40, 45-46)</unitid>
 
5.
<unitid type="division">Pièces 2-7</unitid>
 
6.
<unitid type="division">A</unitid>
 
7.
<unitid type="division">Liasse 50</unitid>

Remarques

Lorsque l’unité documentaire a fait l’objet d’un document de substitution total ou partiel (microfilm, numérisation…), l’identifiant de ce dernier figure dans l’élément Existence et localisation des reproductions <altformavail>.

Lorsque les identifiants sont de nature strictement topographique (tels qu’un numéro d’étagère, d’armoire…), ils sont à encoder dans l’élément Localisation physique <physloc>.


Attributs

    • Les attributs COUNTRYCODE et REPOSITORYCODE sont inutiles dans cet élément, car les informations sont déjà présentes ailleurs, respectivement :
      • dans <eadid countrycode= » »>
      • dans <archdesc><did><repository><corpname authfilenumber= » »>
    • IDENTIFIER : inutile dans cet élément.

Eléments EAD associés
unitid

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