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Description archivistique <archdesc>

Date de la dernière modification : 11 août 2022

Le corps de l’instrument de recherche, c’est-à-dire la description archivistique des documents eux-mêmes (fonds d’archives, collection de manuscrits), est contenu dans l’élément englobant Description archivistique <archdesc> Tag library : archdesc.

Cet élément est obligatoire car c’est cette description qui justifie la création d’un inventaire en EAD. Voir Profondeur et précision des descriptions pour la définition des ensembles de documents donnant lieu à la création d’un inventaire en EAD.

L’élément <archdesc> ne peut pas contenir de texte libre mais uniquement les éléments spécifiques à la description archivistique. Il contient la totalité de la description archivistique, organisée en plusieurs niveaux de description.

  • On donne directement dans <archdesc> la description au plus haut niveau de l’ensemble de documents considéré. En fonction de la granularité de la description, le contenu de <archdesc> peut être plus ou moins riche. Il contient les informations relatives au fonds ou à la collection dans son ensemble : informations d’identification (intitulé, dates couvertes, institution de conservation, cote), mais aussi nom du producteur, historique de la garde, mode d’entrée, organisation et classement, conditions d’accès et d’utilisation, etc.
  • On peut rédiger ensuite la description des documents qui composent l’ensemble : elle est contenue dans l’élément Description des sous-composants <dsc> et organisée en composants <c> ordonnés hiérarchiquement. Voir Organisation de la description archivistique.
  • Selon les choix faits en matière de description, il est possible de se limiter à une description globale au niveau <archdesc>, et de ne pas utiliser l’élément <dsc> pour donner une description détaillée. Cette description ne dispense pas d’un signalement dans le Répertoire national des bibliothèques et des fonds documentaires.

Bonne pratique

L’attribut LEVEL est obligatoire dans <archdesc>. Les valeurs conseillées à ce niveau sont : « fonds », « collection » (voir Attributs LEVEL et OTHERLEVEL).

Il est préférable de saisir l’élément Description des sous-composants <dsc> à la suite des éléments spécifiques à la description archivistique, c’est-à-dire à la fin de <archdesc>.


Exemples

1. 
<archdesc level="fonds">
   <did>
      <unitid type="cote">NAF 18640-18711</unitid>
      <unittitle><persname source="BnF" authfilenumber="ark:/12148/cb119298072" normal="Colette (1873-1954)" role="0070">Colette</persname>. Oeuvres et lettres</unittitle>
      <unitdate era="ce" calendar="gregorian" normal="1850/2000">XIX<emph render="super">e</emph>-XX<emph render="super">e</emph> siècles</unitdate>
      <physdesc>
         <physfacet type="support">Papier</physfacet>
         <extent>72 volumes</extent>
      </physdesc>
      <origination>
         <persname source="BnF" authfilenumber="ark:/12148/cb119298072" normal="Colette (1873-1954)" role="0580">Colette (1873-1954)</persname>
      </origination>
      <repository>
         <corpname source="Répertoire_des_Centres_de_Ressources" authfilenumber="751041006" normal="Bibliothèque nationale de France. Département des Manuscrits">Bibliothèque nationale de France. Département des Manuscrits</corpname>
      </repository>
   </did>
   <bioghist>
      <p>Colette est née à Saint-Sauveur le 28 janvier 1873. Elle y vit, entourée par Sidonie, sa mère, le Capitaine Colette, son père, Juliette, Léopold et Achille, ses demi-frère et sœur. Elle y fréquente l’école, obtient le brevet élémentaire et le certificat d’études primaires supérieures en 1889. [...]</p>
   </bioghist>
   <acqinfo>
      <p>Achat, <date type="entrée" calendar="gregorian" era="ce" normal="1979">1979</date>, à l'exception des achats et dons signalés dans les descriptions des documents.</p>
   </acqinfo>
   <bibliography>
      <bibref>Michèle Le Pavec, « Les Manuscrits de Colette à la Bibliothèque nationale », dans <emph render="italic">Cahiers Colette</emph>, 1988, no 10, p. 43-100.</bibref>
   </bibliography>
   <separatedmaterial>
      <p>Une partie de la correspondance de Colette, conservée au Musée Colette, est consultable auprès du <extref actuate="onrequest" show="new" href="http://www.centre-colette.com/">Centre d'études Colette</extref>.</p>
   </separatedmaterial>
</archdesc>
2.
<archdesc level="collection">
   <did>
      <repository>
         <corpname source="Répertoire_des_Centres_de_Ressources" authfilenumber="103876101" normal="Médiathèque Jacques-Chirac (Troyes)">Médiathèque Jacques-Chirac (Troyes)</corpname>
         <address>
            <addressline>7 rue des Filles Dieu</addressline>
            <addressline>10000 Troyes</addressline>
            <addressline>Tél. : 03.25.43.56.20</addressline>
            <addressline>http://www.mediatheque-jacques-chirac.fr</addressline>
         </address>
      </repository>
      <unitid type="cote">1-1272</unitid>
      <unittitle>Manuscrits de la médiathèque Jacques-Chirac</unittitle>
   </did>
   <accessrestrict>
      <p>L'accès aux collections patrimoniales est soumis à une autorisation préalable.</p>
   </accessrestrict>
   <userestrict>
      <p>Toute publication de documents inédits doit être notifiée à l'établissement.</p>
   </userestrict>
   <prefercite>
      <p>Médiathèque Jacques-Chirac (Troyes), Ms. X, fol. Y.</p>
   </prefercite>
   <dsc>
        <c level="item">
            <did>
                <unitid type="cote">Ms. 1</unitid>
                [...]
        </did>
        [...]
        </c>
        <c level="item">
            <did>
                <unitid type="cote">Ms. 2</unitid>
                 [...]
            </did>
         [...]
        </c>
        [...]    
</dsc>
</archdesc>

Eléments EAD associés
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