Description archivistique <archdesc>

Le corps de l’instrument de recherche, c’est-à-dire la description archivistique des documents eux-mêmes (fonds d’archives, collection de manuscrits), est contenu dans l’élément englobant Description archivistique <archdesc> Tag library : archdesc.

Cet élément est obligatoire car c’est cette description qui justifie la création d’un inventaire en EAD.
Voir la section Profondeur et précision des descriptions pour la définition des ensembles de documents donnant lieu à la création d’un inventaire en EAD.

Bonne pratique

L’élément <archdesc> ne peut pas contenir de texte libre mais uniquement d’autres éléments. Il contient la totalité de la description archivistique, organisée en plusieurs niveaux de description :

  1. on donne directement dans <archdesc> la description au plus haut niveau de l’ensemble de documents considéré, en utilisant les éléments spécifiques à la description archivistique. Dans le cas d’un fonds d’archives, le contenu de <archdesc> est très riche, puisqu’il contient les informations relatives au fonds dans son ensemble : informations d’identification (intitulé du fonds, dates couvertes, institution de conservation, cote), mais aussi producteur, historique de la garde, mode d’entrée, organisation et classement, etc. Dans le cas d’une collection de manuscrits, les éléments communs aux différents documents sont beaucoup plus restreints et le contenu de <archdesc> se limite le plus souvent aux principales informations d’identification (intitulé de la collection, dates couvertes, institution de conservation, cotes).
  2. on peut donner ensuite la description détaillée des documents qui composent l’ensemble : elle est contenue dans l’élément Description des sous-composants <dsc> qui doit être saisi en dernière position à ce niveau à l’intérieur de <archdesc>. Selon les choix faits en matière de description et les moyens matériels et humains dont l’institution dispose, il est tout-à-fait possible de se limiter à la description globale d’un fonds au niveau de <archdesc> et de ne pas utiliser l’élément <dsc> pour donner la description détaillée des documents qui composent le fonds. Ce peut être aussi une première étape dans le signalement d’un fonds, qui sera complété ensuite une fois le classement terminé et la description analytique rédigée.
Attributs
  • LEVEL (obligatoire) et OTHERLEVEL. (Cf. Attributs LEVEL et OTHERLEVEL)
  • ID et TYPE : attributs déconseillés car sans utilité à cet endroit
  • RELATEDENCODING : cet attribut ne doit être renseigné que si l’on souhaite donner l’équivalent d’un élément EAD dans un autre format au moyen de l’attribut ENCODINGANALOG. Par exemple, si l’on décide de faire une équivalence vers le format Dublin Core pour un export des données en OAI, la valeur à utiliser est « dc ». Voir les explications sur l’utilisation de l’attribut ENCODINGANALOG dans la fiche technique Exports et interopérabiblité.

Exemples

1. 
<archdesc level="fonds">
   <did>
            <repository>
                <corpname authfilenumber="751021006" source="RCR">Bibliothèque nationale de France. Département des Manuscrits</corpname>
            </repository>
            <unitid type="cote">NAF 18640-18711</unitid>
            <unittitle>
                <persname normal="Colette (1873-1954)">Colette</persname>. Oeuvres et lettres</unittitle>
            <unitdate normal="1801/2000">XIX<emph render="super">e</emph>-XX<emph render="super">e</emph> siècles</unitdate>
            <physdesc>
                <physfacet type="support">Papier</physfacet>
                <extent>72 volumes</extent>
            </physdesc>
            <origination>
                <persname>Colette (1873-1954)</persname>
            </origination>
        </did>
        <bioghist>
            <p>Colette est née à <geogname normal="Saint-Sauveur-en-Puisaye">Saint-Sauveur</geogname> le <date normal="1873-01-28">28 janvier 1873</date>. Elle y vit, entourée par <persname normal="Sido (1835-1912)">Sidonie</persname>, sa mère, le Capitaine Colette, son père, Juliette, Léopold et Achille, ses demi-frère et sœur. Elle y fréquente l’école, obtient le brevet élémentaire et le certificat d’études primaires supérieures en 1889. [...]</p>
        </bioghist>
        <acqinfo>
            <p>Achat, <date type="acquisition">1979</date>, à l'exception des achats et dons signalés dans les descriptions des documents.</p>
        </acqinfo>
        <bibliography>
            <bibref>Michèle Le Pavec, "Les Manuscrits de Colette à la Bibliothèque nationale" et "L'Écriture de Colette : son évolution, ses supports", dans <emph render="italic">Cahiers Colette</emph>, 1988, no 10, p. 43-100.</bibref>
        </bibliography>
        <separatedmaterial>
            <p>Une partie de la correspondance de Colette, conservée au Musée Colette, est consultable auprès du <extref actuate="onrequest" show="new" href="http://www.centre-colette.com/ ">Centre d'études Colette</extref>.</p>
        </separatedmaterial>
        <dsc>...</dsc>
</archdesc>
2.
<archdesc level="collection">
   <did>
      <repository><corpname authfilenumber="103876101" source="Répertoire_des_Centres_de_Ressources" normal="Médiathèque de l'agglomération troyenne (Troyes)">Médiathèque de l'agglomération troyenne</corpname>
<address><addressline>7 rue des Filles Dieu</addressline><addressline>BP 602</addressline><addressline>10088 Troyes Cedex</addressline><addressline>Tél. : 03.25.43.56.20</addressline><addressline>http://www.mediatheque.grand-troyes.fr/</addressline></address></repository>
      <unitid type="cote">1-1272</unitid>
      <unittitle>Manuscrits de la médiathèque de l'agglomération troyenne</unittitle>
   </did>
   <accessrestrict><p>L'accès aux collections patrimoniales est soumis à une autorisation préalable.</p></accessrestrict>
   <userestrict><p>Toute publication de documents inédits doit être notifiée à l'établissement.</p></userestrict>
   <prefercite><p>Médiathèque de l'agglomération troyenne, Ms. X, fol. Y.</p></prefercite>
   <dsc>...</dsc>
</archdesc>

Eléments EAD associés
archdesc
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